گزارش نویسی 3

نحوه تنظیم گزارش عاملی مهم در پذیرش گزارش است. ساختار و سازمان هر گزارش به طور کلی بر سه اصل قرار دارد:

الف- هر گزارش باید دارای موضوع، مقدمه، بدنه اصلی ( متن ) و پایان باشد.

موضوع

مقدمه

بدنه اصلی ( متن )

پایان

ب- هر خواننده گزارش ( گزارشخواه ) ممکن است نتایج و پیشنهادات گزارشگر را بپذیرد یا نپذیرد.

ج- نکات و نظریات عمده باید مورد تأکید قرار گیرد.

مقدمه گزارش

با پیشرفت سریع تکنولوژی و پیچیدگی سازمان های تولیدی و خدماتی دیگر این فرصت نیست تا مدیران و سرپرستان مطالب گزارش ها را جزء به جزء، از آغاز تا انجام بخوانند. آن ها انتظار دارند تنظیم کنندگان گزارش های مبسوط، ضمن آوردن مقدمه ای در یک یا دو صفحه، نظری کلی درباره مطلب مورد گزارش ارایه دهند. مقدمه ی گزارش باید به گونه ای آغاز شود که خواننده در راستای موضوع گزارش قرار گیرد، یعنی در همان دو، سه سطر اول بداند موضوع گزارش چیست. برای نیل به این

هدف مقدمه باید با جمله ای آغاز شود که بگوید گزارش درباره چیست و چرا تهیه ی گزارش لازم بوده است.

به طور کلی مقدمه باید سه هدف را دنبال کند:

الف- گزارش را در ارتباط با موضوع به گونه ای مطرح سازد که برای خواننده قابل فهم و با معنی باشد.

ب- در خواننده نسبت به موضوع ایجاد علاقه کند.

ج- باید به خواننده بگوید که از گزارش چه انتظاری باید داشته باشد.

متن یا بدنه اصلی گزارش

متن یا بدنه اصلی گزارش محل ارایه آمارها، داده ها و تحلیل و تفسیر آن ها، بیان معیارها و اثبات مدعی است.

پایان گزارش

پایان گزارش شامل نتیجه گیری، ارایه پیشنهادات و راه حل است که همراه با خلاصه نکات عمده گزارش ( در مورد گزارشات مفصل ) می باشد.

یک قانون طلایی در مورد صورت و شکل گزارش می گوید:

در مقدمه آنچه را که می خواهید به طور مختصر اعلام کنید.

در متن بگویید،

و در پایان آنچه را که گفته اید، بار دیگر به طور مختصر یادآوری کنید.

از آن جا که مقدمه و متن و پایان گزارش در شکل نوشتاری آن عملاً به صورت پاراگراف هایی جداگانه ظاهر می شوند. در بحث راجع به پاراگراف توضیحات بیشتری درباره شکل گزارش در ارتباط با پاراگراف نویسی داده خواهند شد.

تنظیم گزارش از جنبه پذیرش یا عدم پذیرش آن از سوی گزارشخواه

الف- در مورد خواننده ای که احتمال می رود گزارش و نتایج آن را بپذیرد و یا نسبت به نتایج و پیشنهادات قضاوتی کند، باید از روش قیاسی استفاده کرد یعنی پیشنهادات اصلی و فواید آن ذکر گردد و سپس بقیه متن گزارش صرف ارایه دلایل، اسناد، آمار و اطلاعات برای تأیید پیشنهادات گردد.

ب- در مورد خواننده ای که گمان می رود در برابر قبول نتایج و پیشنهادات مقاومت ورزد باید از روش استقرایی استفاده گردد بدین قرار که بدواً آمار،اطلاعات ارایه می شود و پس از تجزیه و تحلیل آن ها و استنتاجات لازم، پیشنهادات و راه حل ها مطرح می گردد.

بنابراین شناخت قبلی از نگرش ها، سوابق، طرز تفکر و نحوه ی برخورد گزارشخواه با مسائل و شخصیت او در نحوه تنظیم گزارش عاملی بسیار مهم بشمار می رود.

اصل تأکید در گزارش

چون خوانندگان گزارش معمولاً آنچه را که در آغاز و پایان مطلبی می خوانند، به یاد می سپارند بنابراین لازم است نکات عمده در آغاز و پایان گزارش قید گردد.این امر در مورد نکات عمده ی هر بخش از گزارش و در هر پاراگراف نیز باید مراعات شود. خوانندگان گزارش همچنین کلیات را بهتر از جزئیات بخاطر می سپارند. قدرت به خاطر سپاری مطالب و نکات عمده از سوی گزارشخواه بستگی به این دارد که گزارشگر چگونه این نکات را با نکاتی که گزارشخواه قبلاً می دانسته مرتبط سازد و چگونه نکات عمده را به هم ربط دهد.

معمولاً تعداد نکات عمده نباید از هفت یا هشت مورد تجاوز کند.

چگونه نکات عمده را مورد تأکید قرار دهیم؟

الف- جای نکته در گزارش، همانطور که قبلاً گفته شد باید آغاز و پایان گزارش باشد.

ب- اندازه و تناسب:

مقدار فضایی که برای یک نکته و یا مطلبی در نظر گرفته می شود، تعیین کننده اهمیت آن است. هرچه نکته ای مهمتر باشد جای زیادتری را به خود اختصاص می دهد.

ج- زبان تأکید:

کلمات همگی از قوت و اثر بخشی یکسانی برخوردار نیستند جملات باید روشن، محکم و مؤثر باشند. بکاربردن قیود و عبارات وصفی مانند ” مهمترین عامل ” ، ” نکته

اساسی ” و عباراتی از این گونه توجه خواننده را جلب می کند.

د- کاربرد علائم :

خط کشیدن زیر مطلب عمده، رنگی نشان دادن جملات و عبارات، نوشتن کلمات به صورتی درشت تر از بقیه کلمات، نوشتن به صورت ایتالیک، نمره گذاری و غیره

عامل مهم در تأکید گزاردن بر مطلب است.

الگوهای ساختار گزارش

الگوی استدلالی گزارش

١- الگوی قیاسی

الگوی بسیاری از گزارشات اداری و بازرگانی قیاسی است. در این الگو نکته اصلی و یا مهمترین پیشنهاد در آغاز ارایه می شود و سپس جزئیات و توضیحات و دلایل تأیید کننده به دنبال می آید.

شکل زیر نمودار الگوی قیاسی است:

نتیجه گیری کلی و پیشنهاد ******** اثبات اثبات اثبات ************** حقایق حقایق

فایده ی الگوی قیاسی آن است که آن چه که خواننده برای تصمیم گیری لازم است بداند مستقیماً و بلافاصله در اختیار او قرار می گیرد و نیازی به خواندن تمام گزارش پیدا نمی کند مگر آنکه شخصاً علاقمند باشدکه بداند نتایج چگونه بدست آمده است. برای خواننده ای که به نتایج گزارش جهت گیری قبلی ندارد و بیم مخالفت اولیه از سوی وی نسبت به پیشنهاد و راه حل ارایه شده نمی رود می توان از این الگو استفاده نمود.

اگر خواننده گزارش جهت گیری خاص و یک سویه ای داشته باشد ممکن است قبل از مطالعه تمام اطلاعات و حقایق و نحوه ی نتیجه گیری کلی و پیشنهاد ارایه شده بر ضد پیشنهاد و یا نتیجه، جبهه بگیرد و سپس بر اثر تعهد روانی که نسبت به مخالفت اولیه در وی ایجاد می شود دیگر به دلایل و توجیهات گزارش توجه نکند، در چنین حالتی استفاده از الگوی قیاسی مناسب نیست.

٢- الگوی استقرایی

ترتیب الگوی استقرایی عکس ترتیب قیاسی است بدین قرار که اول آمار و اطلاعات و حقایق ارایه می شود، سپس بر پایه آن ها استدلال و نتیجه گیری شده و نهایتاً پیشنهاد و یا راه حل مسأله مورد نظر ارایه می گردد.

شکل زیر نمودار الگوی استقرایی است:

حقایق حقایق حقایق ************* اثبات اثبات ************** نتیجه گیری کلی- پیشنهاد راه حل

مسأله وقت خواننده عاملی است که باید در تهیه گزارش به صورت استقرایی مورد توجه قرار گیرد، خواننده باید با حوصله باشد و با اطلاعات و داده ها آشنا گردد تا بعداً به نقطه نظر گزارشگر برسد. همچنین وقتی حدس زده می شود که خواننده جهت گیری منفی نسبت به پیشنهاد داشته باشد کاربرد روش استقرایی می تواند او را تشویق به مطالعه گزارش و دریافت حقایق کند و درجه ی احتمال مخالفت او را با پیشنهادات کاهش دهد.

٣- الگوی گزارش بر حسب ترتیب اهمیت

وقتی که گزارش را بر حسب درجه اهمیت مطالب تنظیم می کنیم، می توان از مهمترین یا از کم اهمیت ترین مورد آغاز نمود. مثلاً در مورد مشکلات متعدد می توان از مشکلات جزئی شروع و به مشکلات عمده ختم کنیم، یا برعکس. در مورد مسأله ای که مورد منازعه و اختلاف است ترتیب ذکر مسائل از کم اهمیت تر به مهمترین مناسب است، زیرا خواننده را قدم به قدم آماده پذیرش نقطه نظرها و حقایق می کند تا آن که به نکته اساسی و اوج مطلب برسد.

در گزارشات شفاهی، باید از کم اهمیت ترین شروع و به مهم ترین نکته ختم کرد زیرا مهم ترین نکته که در آخر کار ارایه می شود مورد توجه شنونده قرار گرفته و آن را به خاطر خواهد سپرد.

٤- الگوی تقدم زمانی

این الگو برای گزارش حوادث و وقایعی که طبق تقدم و تأخر زمانی صورت می گیرد به کار می رود، مانند گزارشات پلیس، آتش سوزی، حوادث و گزارش مسافرت های اداری برای بازدید و برنامه انجام کار.

٥- الگوی قدم به قدم

این الگو که شکل ویژه ای از الگوی تقدم زمانی است برای توضیح و توصیف طرز کار یک دستگاه یا یک ماشین به کار می رود.

٦- الگوی مسأله- راه حل

این الگو در واقع نوعی الگوی استقرایی است و در موردی به کار می رود که شرایط نامناسبی در امری وجود داشته باشد و گزارش شامل پیشنهاد برای رفع آن مشکل باشد. نویسنده گزارش از توصیف و تشریح مشکل شروع می کند و سپس راه حل مناسب را انتخاب و پیشنهاد خود را ارایه می دهد. ضمناً مزایا و محدودیتهای پیشنهاد را نیز ذکر می کند.

٧- الگوی معیار- اقدام

هرگاه لازم شود که متغیرهای چندی را با معیار واحدی بسنجیم و مزایا و معایب هر یک را تعیین و سپس یک متغیر را از بین متغیرها انتخاب کنیم از الگوی معیار- اقدام، استفاده می کنیم. مثلاً در مورد خرید یک دستگاه بر اساس معیار مورد نظر می سنجیم، مثلاً با معیار هزینه، عمر مفید، قابلیت انعطاف، سرویس پس از فروش و غیره، آنگاه یکی از آن ساخت ها را که با معیارهای ما توافق و تجانس بهتری دارد، انتخاب و پیشنهاد می کنیم.

٨- الگوی علت- معلول

استفاده از این الگو از هنگامی مفید است که بخواهیم عواقب احتمالی یک اقدام بخصوص را تجزیه و تحلیل کنیم. تلفیق زمانی و علت و معلولی نیز امکان پذیر است،البته یک معلول ممکن است چند علت و یا یک علت چند معلول داشته باشد.

در این الگو از عوامل شناخته شده بسوی عوامل ناشناخته حرکت می کنیم. این ترتیب در مورد سؤالاتی که جنبه پیش بینی دارد مفید است، مثلاً: اگر به قیمت اجناس دو درصد اضافه کنیم، با توجه به کشش عرضه این کالا در سود چه تأثیری خواهد داشت؟

خلاصه ی مرحله دوم گزارش نویسی

در مرحله دوم گزارش نویسی سروکار ما با طرح ریزی است یعنی با طرح ربط منطقی مطالب، و منظور از ربط منطقی مطالب آن است که بین کل و جزء و بین اجزاء از حیث درجه اهمیت تقدم و تأخر، علت و معلول و دیگر معیارها نظم و ترتیب معقول و روشن وجود داشته باشد، به صورتی که خواننده گزارش هم از کل موضوع تصویری روشن در ذهن پیدا کند و هم ترتیب و اهمیت نسبی اجزاء را با یکدیگر و با کل موضوع تشخیص و تمیز دهد.

در این شیوه یکی از روش های طرح ریزی، استفاده از شیوه ای است که آن را ” ذهن انگیزی ” می گویند نخست در ستون فهرست مطالب آن چه را که در آن لحظه در ارتباط با موضوع گزارش به ذهن می رسد بدون حذف هیچ کدام و بدون در نظر گرفتن تقدم و تأخر، ممکن یا غیر ممکن و منطقی یا غیر منطقی آن ها یادداشت می کنیم. سپس ابتدا به مطالعه و بررسی یکایک مطالب قید شده پرداخته، موارد نا مربوط و غیر ممکن و غیر منطقی را حذف و بعداً مطالب باقی مانده را مجدداً بررسی و از بین مطالب مشابه یکی را انتخاب و موارد مکمل را تلفیق می کنیم. بعد از این عملیات مطالب و مواردی را که بدین نحو فراهم شده در ستون دیگر با توجه به تقدم و تأخر، موارد منطقی و موارد مربوط یادداشت می کنیم:

فهرست مطالب فهرست مطالب

بدون در نظر گرفتن: با در نظر گرفتن:

١- تقدم و تأخر ١- تقدم و تأخر

٢- ممکن یا غیر ممکن ٢- امکانات

٣- منطقی یا غیر منطقی ٣- موارد منطقی

٤- مربوط یا نا مربوط ٤- موارد مربوط

یکی دیگر از وسایلی که در این رابطه می توان از آن استفاده کرد، برگه و یا فیش است.

از مسائل دیگری که در طرح ریزی مطرح است مسأله تقسیم یا ماده بندی مطالب است. به منظور این که نوشته ما صورت پیدا کند و درک آن برای خواننده راحت ترباشد، مطلب بایستی تقسیم یا اصطلاحاً ماده بندی گردد. این ماده بندی به شکل های مختلفی صورت می گیرد:

روش رسمی روش عددی

١ ١ ١

٢ ٢ ٢

٢/١ ٢- الف ١

٢/٢ ٢- ب ٢

٢/٣ ٢-٣ ٣

٣ ٢-٤ ٤

روش رسمی روش عددی روش اعشاری

٤ ٢-٤- الف ١

٤/١ ٢-٤- ب ٢

٤/٢ ٢- ج ٥

٤/٣ ٣ ١

متن هایی که یکسره نوشته و ماده بندی نگردیده است، خسته کننده بوده و درک مطالب و به یاد سپردن آن مشکل تر است. لازم است ارتباط پاراگراف ها نسبت به هم رعایت و به طرح کلی گزارش نشان داده شود.

به طور کلی و مختصر مرحله دوم گزارش نویسی مرحله شکل و صورت گزارش است که در آن مطالب باید به صورت توالی منطقی درآید.

از این لحاظ مراتب زیرباید رعایت شود:

١. مشخص نمودن عناوین اصلی و فرعی و خطوط مهم گزارش.

٢. طبقه بندی عناوین اصلی و فرعی و مرتب کردن آنها بر حسب درجه اولویت و اهمیت.

٣. بررسی نهایی طرح برای تهیه پیش نویس گزارش که خود مقدمه مرحله سوم گزارش یعنی نگارش آن است.

چند قاعده در تهیه رئوس مطالب ( کد بندی )

١- کل باید با اجزاء برابر باشد.

٢- قسمت ها از لحاظ اندازه باید متعادل باشند.

٣- اختصاص یک بخش فرعی جداگانه بدون آنکه به بخش بزرگتر تعلق داشته باشد، مقدور نیست.